W imieniu Powiatowego Centrum Zdrowia Sp. z o.o. zapraszamy do składania ofert na usługę w zakresie kompleksowego uporządkowania materiałów archiwalnych oraz dokumentów do brakowania Powiatowego Centrum Zdrowia Sp. z o.o. (szpital w Malborku i Nowym Dworze Gdańskim).
1. Zamawiający:
Powiatowe Centrum Zdrowia sp. z o.o.
ul. Armii Krajowej 105/106
82-200 Malbork
2. Podstawa prawna:
Art. 4 ust 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych
3. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa uporządkowania i archiwizacji dokumentów wytworzonych w Powiatowym Centrum Zdrowia Sp. z o.o. w Malborku.
Przewidywany zakres prac obejmuje:
a) Zmianę numeracji poszczególnych działów zgodnie z wytycznymi Państwowej Służby Archiwalnej,
b) Archiwizację akt i przygotowanie dokumentów do brakowania – orientacyjna kalkulacja archiwizacji i zasobu aktowego wynosi:
– Dział finansowo-księgowy: ok. 60 mb: kat. B5 – ok.55 mb, kat. B25 – ok.5 mb,
– Dział Płac ok. 15 mb – kat. B50,
– Dział Kadr ok. 200 szt. – kat. B50,
– Dział Zamówień Publicznych ok. 20 mb – kat. B5,
– Dokumentacja medyczna ok. 21 mb: kat. B20 – ok. 20 mb, kat.B30 – 1 mb,
c) Przenoszenie akt w obszarze tego samego pomieszczenia lub do innych pomieszczeń tego samego budynku – dot. Szpitala w Malborku oraz Szpitala w Nowym Dworze Gdańskim,
d) Sporządzenie spisów akt archiwizowanych.
e) Sporządzenie spisów akt przeznaczonych do brakowania.
Zamawiający zastrzega, iż wyżej wymienione ilości dokumentacji są orientacyjne i mogą ulec zmianie. Ich wskazanie ma jedynie służyć możliwości porównania ofert złożonych przez Wykonawców na realizację ww. usługi.
Wykonawca będzie zobowiązany do archiwizacji dokumentów w pudłach archiwizacyjnych formatu A4 o szerokości grzbietu 8 cm lub 10 cm, z plastikowymi klipsami. Koszt ich zakupu i dostawy poniesie Wykonawca.
Wykonawca będzie zobowiązany do realizacji przedmiotu zapytania ofertowego w siedzibie Powiatowego Centrum Zdrowia Sp. z o.o. – Szpitalu w Malborku (ul. Armii Krajowej 105/106, 82-200 Malbork) oraz w Szpitalu w Nowym Dworze Gdańskim (ul. Dworcowa 12, 82-100 Nowy Dwór Gdański), w dniach i godzinach ustalonych przez Zamawiającego, tj. w dni robocze (od poniedziałku do piątku) w godzinach 7:30-15.00.
Zamawiający przewiduje możliwość przeprowadzenia wizji lokalnej celem zapoznania się
z istniejącym w Powiatowym Centrum Zdrowia Sp. z o.o. (ul. Armii Krajowej 105/106, Malbork) archiwum. Wizję lokalną wyznacza się na dzień 26.04.2017 r. godz. 10:00-11:00.
Informacji w zakresie planowanej wizji lokalnej udziela Kierownik Działu Technicznego – Arkadiusz Kurowski, telefon: 55 64 60 260, e-mail: arkadiusz.kurowski@pcz.net.pl
4.Wykonawca będzie zobowiązany realizować przedmiot zapytania ofertowego zgodnie
z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa w szczególności:
– ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
– Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
– Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych, ustawy o rachunkowości,
– Rozporządzenia Ministra Kultury w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej
i płacowej pracodawców,
– ustawy o ochronie danych osobowych, – ustawy Kodeks cywilny,
– ustawy Prawo zamówień publicznych,
oraz innych, wyżej nie wymienionych przepisów, o ile istnieją konieczne przesłanki dla ich zastosowania podczas realizacji usługi stanowiącej przedmiot niniejszego zapytania ofertowego.
5. Termin wykonania usługi:60 dni, licząc od dnia podpisania umowy.
6. Warunki udziału w postępowaniu:
O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają niżej wymienione wymagania, tj.:
a) posiadają ukończone studia wyższe magisterskie o specjalności archiwistyka lub podyplomowe studia wyższe o specjalności archiwistyka lub szkołę średnią/policealną ze specjalnością archiwistyka lub ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny II stopnia (złożyć kopię dokumentu).
b) w ciągu ostatnich dwóch lat przed terminem składania ofert przeprowadzili, co najmniej 2 usługi kompleksowego archiwizowania dokumentacji (złożyć wykaz usług wraz z referencjami sporządzony wg własnego wzoru).
c) Posiadają aktualną opłaconą polisę OC wraz potwierdzeniem jej opłacenia, a w przypadku jej braku inny dokument potwierdzający, że wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia
d) Złożą podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania Wykonawcy formularz oferty (załącznik nr 1) wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnianie wymagań stawianych w pkt 1 a),
1 b) i 1c) (kserokopia za zgodność z oryginałem).
7. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty
Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami:
Cena (ryczałt) – 100%
Ocena ofert będzie dokonywana według następujących zasad:
Cn
Xc = …………………… x R x100,
Cof
Xc – wartość punktowa ceny
Cn – najniższa proponowana cena
Cof – cena oferty ocenianej
R – ranga – wartość procentowa za to kryterium
8. Sposób i miejsce złożenia oferty:
Ofertę sporządza się pisemnie, czytelnie, w języku polskim. Wzór oferty stanowi załącznik nr 1.
Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub dostarczona osobiście na adres: Powiatowe Centrum Zdrowia Sp. z o.o. (sekretariat), ul. Armii Krajowej 105/106, 82-200 Malbork do dnia 28.04.2017r. do godziny 10:00.
Oferty należy składać w zamkniętej kopercie, (zapieczętowanej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczający jej nienaruszalność), z nazwą i adresem oferenta, a także
z dopiskiem:
„ZAPYTANIE OFERTOWE: USŁUGA ARCHIWISTYCZNA – OFERTA,
Nie otwierać przed 28.04.2017. godz. 10:00”
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
Okres związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu związania z ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
Wykonawca w ofercie powinien skalkulować wszelkie koszty związane z prawidłowym wykonaniem usługi w tym również koszt dojazdu do siedziby szpitala w Malborku i Szpitala w Nowym Dworze Gdańskim, koszt pudeł archiwizacyjnych z plastikowymi klipsami.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do wydłużenia terminu składania ofert oraz do wprowadzania zmian w niniejszym zapytaniu do terminu składania ofert lub jego unieważnienia bez podania przyczyny.
Wykonawca zainteresowany zamówieniem zobowiązany jest do zapoznania się z wszelkimi zmianami i odpowiedziami na pytania pojawiającymi się na stronie internetowej Zamawiającego.
9. Kontakt z Zamawiającym.
Wszelkich informacji związanych z przedmiotem zamówienia udziela:
Kierownik Działu Technicznego:
Arkadiusz Kurowski, telefon: 55 64 60 260, email: arkadiusz.kurowski@pcz.net.pl
10. Inne:
1. Z wybranym Wykonawcą zostanie podpisana umowa na realizację usługi (wzór umowy stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zapytania).
2. Informacja o wyborze Wykonawcy będzie zamieszczona na stronie Zamawiającego.